Le 31 octobre clôt la période légale de prise du congé principal. C’est à cette date que se joue le fractionnement des congés payés : selon le nombre de jours posés en dehors de la période, certains salariés acquièrent un ou deux jours de congé supplémentaires. Un oubli de calcul se traduit, tôt ou tard, par un rappel d’indemnité. Voici les règles et la méthode pour les appliquer correctement en paie.
Fractionnement des congés payés : primauté de l’accord d’entreprise
Pour les règles de fractionnement, l’accord d’entreprise prime sur la convention collective pour fixer :
- la période pendant laquelle la fraction continue d’au moins 12 jours ouvrables est attribuée ;
- les règles de fractionnement du congé au-delà de 12 jours.
Ainsi, un accord d’entreprise ou, à défaut une convention collective peut supprimer tout droit à des jours de fractionnement, en modifier le nombre, etc.
Notez le : Sauf exception, la durée des congés payés pouvant être pris en une seule fois ne peut pas excéder 24 jours. Si le congé ne dépasse pas 12 jours ouvrables, il est continu. S’il est supérieur à 12 jours ouvrables, il est possible de fractionner le congé avec l’accord du salarié. Cet accord n’est pas nécessaire lorsque le congé a lieu pendant la période de fermeture de l’entreprise. Une des fractions est au moins égale à 12 jours ouvrables continus compris entre 2 jours de repos hebdomadaire.
Fractionnement des congés payés : règles applicables à défaut d’accord collectif
A défaut d’accord sur le fractionnement des congés payés, les salariés bénéficient de jours de fractionnement à condition d’avoir :
- acquis au moins 15 jours ouvrables de congés payés ;
- pris 12 jours continus entre le 1er mai et le 31 octobre ;
- au moins 3 jours ouvrables posés en dehors de la période légale de prise du congé principal.
Si les conditions sont remplies, ils ont droit à :
- 2 jours ouvrables si le nombre de jours de congé pris en dehors de cette période est au moins égal à 6 ;
- 1 jour lorsque ce nombre est compris entre 3 et 5 jours ouvrables (Code du travail, art. L. 3141-23).
Ces règles de congés supplémentaires ne s’appliquent pas à la 5e semaine de congés payés prévue par le Code du travail.
Notez le : Le salarié peut toujours renoncer à ces congés supplémentaires. Vous devez obtenir son accord individuel.
Peu importe qui a demandé le fractionnement
Le droit aux jours supplémentaires naît du seul fait du fractionnement, que l’initiative vienne du salarié ou de l’employeur (Cass. soc., 13 janvier 2016, n° 14-13.015). L’argument « c’est le salarié qui a voulu partir en novembre » ne suffit pas à écarter les jours de fractionnement.
La renonciation : ce qui est valable, ce qui ne l’est pas
En l’absence d’accord collectif dérogatoire, seul l’accord individuel du salarié permet d’écarter les jours de fractionnement. La jurisprudence encadre strictement cette renonciation.
Valable :
- une renonciation expresse, mentionnée sur le formulaire de demande de congés rempli par le salarié, même pré-rédigée par l’employeur (Cass. soc., 30 septembre 2014, n° 13-13.315).
Non valable :
- une note de service générale posant que tout fractionnement emporte renonciation (Cass. soc., 13 janvier 2016, n° 14-13.015) ;
- une clause du contrat de travail par laquelle le salarié renonce par avance à ses droits : il ne peut renoncer à un droit d’ordre public avant qu’il ne soit né (Cass. soc., 5 mai 2021, n° 20-14.390, publié au bulletin) ;
- le silence du salarié : la renonciation ne se présume pas.
Conséquence pratique : la renonciation se recueille à chaque demande de fractionnement, par écrit, et se conserve. Sans preuve, les jours sont dus.
Ce qu’il faut faire en paie
À la clôture du 31 octobre
- Extraire, salarié par salarié, le nombre de jours du congé principal pris au 31 octobre.
- Identifier ceux dont le solde de congé principal (hors 5e semaine) atteint 3 jours ou plus.
- Contrôler l’existence d’une renonciation écrite valable ou d’un accord collectif dérogatoire.
Au fil de l’hiver
Le droit n’est définitivement fixé qu’une fois les jours restants effectivement pris hors période. Le paramétrage doit donc suivre la prise réelle, et non la seule projection au 31 octobre.
Sur le bulletin et à la sortie
- Créditer les jours acquis dans un compteur identifiable « congés de fractionnement ».
- Indemniser ces jours comme des congés payés, selon la règle la plus favorable entre maintien de salaire et dixième.
- En cas de départ, les jours de fractionnement non pris entrent dans l’indemnité compensatrice de congés payés.
Fractionnement des congés payés : sécurisez votre clôture
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