Lorsqu’un contrat de travail prend fin, l’employeur doit remettre au salarié plusieurs documents obligatoires de fin de contrat. Une question revient très souvent chez les employeurs :
l’employeur doit-il envoyer ces documents au salarié ou peut-il lui demander de venir les récupérer ?
La réponse repose sur un principe juridique précis : l’employeur doit tenir les documents à disposition du salarié, mais il n’a pas l’obligation de les envoyer.
Quels documents doivent être remis à la fin du contrat ?
À la fin du contrat de travail, l’employeur doit obligatoirement remettre au salarié :
- le solde de tout compte
- le certificat de travail
- l’attestation destinée à France Travail (ex-Pôle emploi)
Ces obligations sont prévues par plusieurs textes du Code du travail :
- Certificat de travail : article L1234-19 du Code du travail
- Reçu pour solde de tout compte : article L1234-20 du Code du travail
- Attestation France Travail : article R1234-9 du Code du travail
Ces documents doivent être remis au moment de la rupture effective du contrat (fin du préavis ou date de rupture).
L’employeur doit-il envoyer les documents au salarié ?
En principe, non.
La jurisprudence constante de la Cour de cassation considère que ces documents sont quérables et non portables.
Cela signifie que :
- l’employeur doit les tenir à disposition du salarié
- mais il n’a pas l’obligation de les envoyer
Cette règle a été confirmée par plusieurs décisions de justice, notamment :
- Cour de cassation, chambre sociale, 26 mars 2014, n°12-23.634
- Cour de cassation, chambre sociale, 17 septembre 2014, n°13-18.850
Dans ces arrêts, la Cour rappelle que l’employeur n’est tenu que de mettre les documents à disposition du salarié, et non de les lui adresser.
L’employeur peut donc demander au salarié de venir les récupérer
En pratique, l’employeur peut parfaitement :
- informer le salarié que ses documents sont disponibles dans l’entreprise
- lui demander de venir les récupérer sur place
Cette pratique est juridiquement admise.
Il est toutefois recommandé de prévenir le salarié par écrit (mail ou courrier) pour prouver que les documents ont bien été mis à sa disposition.
Que faire si le salarié ne vient pas récupérer ses documents ?
Si le salarié ne se présente pas, l’employeur reste en principe dans son droit.
Cependant, pour éviter tout litige, certaines précautions sont conseillées :
- envoyer un courrier informant de la mise à disposition des documents
- conserver une preuve de cette information
- éventuellement proposer un envoi postal
En effet, si le salarié prouve que l’employeur a volontairement retardé la remise des documents, il pourrait demander des dommages-intérêts pour préjudice.
Les documents peuvent-ils être envoyés par voie dématérialisée ?
Oui, dans certains cas.
Depuis plusieurs années, certaines formalités peuvent être dématérialisées, notamment :
- l’attestation France Travail (transmise via la DSN)
- certains documents remis via un coffre-fort numérique
Cependant, sauf accord particulier, l’employeur doit toujours pouvoir garantir l’accès effectif du salarié aux documents.
À retenir pour l’employeur
L’employeur n’a pas l’obligation d’envoyer le solde de tout compte ni les documents de fin de contrat.
Il doit simplement les tenir à disposition du salarié.
Demander au salarié de venir récupérer ses documents est donc parfaitement légal, à condition que ceux-ci soient réellement disponibles à la date de fin du contrat.
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